Schůze v bytovém domě od A po Z

Začátek roku je pro bytové domy obdobím, kdy se ukončuje rok předcházející. Provádí se závěrka účetnictví, jsou provedeny odečty, na jejichž základě se provede vyúčtování služeb. Následuje krátké období zpracování a předání vyúčtování vlastníkům (družstevníkům). Tato činnost bývá většinou součástí schůze, na které rovněž zazní výsledky hospodaření domu.

Najít vhodný termín, vhodný čas a v některých případech i vhodné místo není úplně jednoduché. To vše pro to, aby byla zajištěna aspoň jednou za rok taková účast, aby byla schůze usnášeníschopná. K tomu, aby příprava, průběh a výstupy ze shromáždění byly co nejjednodušší a správné, je zapotřebí několik kroků:

1. Pozvánka na schůzi

Pozvánka musí být (v souladu se stanovami) zaslána v časovém předstihu, který udávají stanovy. Obvykle to bývá 15 dnů. Pokud není doba daná stanovami, pak se řídí občanským zákoníkem, který dává na doručení pozvánky dobu 30 dnů.

Pozvánka musí obsahovat místo a čas schůze, program a podpis svolavatele. Pokud některý z bodů vyžaduje pro svoje projednání a schválení podklady, je nutné je buď přiložit k pozvánce, nebo uvést, kde a kdy jsou podklady k nahlédnutí (v dostatečně dlouhé době před konáním schůze).

2. Podklady k programu schůze

Jarní schůze obvykle schvaluje zprávu o hospodaření, zprávu o činnosti výboru (případně správce) a další informace důležité z hlediska fungování společenství (stavy účtů, pokladny, informace o stavu úvěru, o vývoji dluhů,…).

3. Realizace schůze

Body 1 a 2 máme zajištěny, teď už jen aby přišli lidi-J K tomu, aby byla schůze usnášeníschopná, potřebujeme nad 50 % hlasů aktuálních vlastníků (družstevníků). Prezenci vedeme ve fyzické podobě (podpisový arch kvůli prokazatelnosti) a elektronické (při každém hlasování okamžitě ověříme aktuální usnášeníschopnost). Schůzi vede svolavatel (obvykle předseda), dále funguje zapisovatel, který současně zadává údaje o hlasování do tabulky a sčitatel (hlásí, jak který vlastník hlasuje). U malých domů do 10–15 účastníků se může funkce zapisovatele a sčitatele kumulovat. U vyššího počtu účastníků to již nedoporučujeme.

Zapisovatel rovněž funguje jako pomocník vedoucího schůze z hlediska kontroly správnosti projednávání programu schůze a úplnosti podkladů. Zapíše i obsah závěrečné diskuse.

4. Výstupy ze schůze

Pokud ze schůze nevyplývá žádná činnost směrem k rejstříkovému soudu, podepíše předseda zápis, tím schválí jeho správnost a zajistí předání vlastníkům. Od okamžiku předání běží lhůta pro přehlasované účastníky schůze.

Pokud byl v programu schůze bod, který má vazbu na rejstřík (typicky převolení, nebo doplnění výboru), je potřeba co nejdříve tuto informaci rejstříku oznámit prostřednictvím tzv. inteligentního formuláře, který je k dispozici na www.justice.cz a následně ve zvolené formě na rejstříkový soud změnu doručit.

Jak je vidět, není těch činností, které má na bedrech většinou předseda, málo. Tam, kde funguje těsná spolupráce se správcem, je správce tím, kdo je předsedovi oporou. V ostatních případech se předsedové pohybují na hraně zákona. V tomto případě občanského zákoníku, zejména §159, který, mimo jiné, mluví o tzv. péči řádného hospodáře a zákona o veřejných rejstřících, který podání do rejstříku upravuje a jejich absenci sankcionuje.

Autor: Ing. Vladislav Hrdlička

Pro náš dům,z.s.